공들여 만든 이력서를 워드 파일로 이메일에 첨부해서 보냈습니다. 다음 날 면접 통보 연락이 왔는데, 담당자가 "이력서 레이아웃이 좀 이상하게 보이더라고요"라고 했습니다. 확인해보니 상대방 컴퓨터에서 폰트와 줄간격이 달라져서 내용이 한 페이지가 넘어가 있었습니다.

그 이후로 외부로 보내는 문서는 무조건 PDF로 변환합니다.

워드 파일이 다른 환경에서 다르게 보이는 이유

Word 파일(.docx)은 "이 파일을 열 때 프로그램이 내용을 렌더링해준다"는 개념입니다. 같은 파일이라도 열린 환경에 따라 다르게 표시됩니다.

폰트 차이: 내가 쓴 폰트가 상대방 컴퓨터에 없으면 비슷한 폰트로 대체됩니다. 폰트마다 글자 너비, 줄간격, 자간이 다르기 때문에 같은 내용이라도 줄바꿈이 달라집니다.

Office 버전 차이: Word 2019와 2007은 같은 파일을 다르게 표현합니다. 새 버전에서 만든 파일을 구버전에서 열면 기능 지원이 안 되는 경우가 있습니다.

운영체제 차이: 맥의 Word와 윈도우의 Word가 같은 파일을 열어도 렌더링 방식이 다릅니다. 리브레 오피스 같은 호환 프로그램은 더 차이가 납니다.

화면 해상도와 DPI: 고해상도 디스플레이와 일반 디스플레이에서 폰트 렌더링이 달라집니다.

PDF가 이 문제를 해결하는 이유

PDF(Portable Document Format)는 이름 그대로 "이동 가능한 문서 형식"입니다. PDF는 내용과 레이아웃이 파일 안에 고정됩니다.

폰트도 파일 안에 내장되고, 이미지 위치, 텍스트 위치, 페이지 크기가 모두 고정됩니다. 어떤 운영체제, 어떤 PDF 뷰어로 열어도 제작자가 보는 것과 동일하게 표시됩니다.

이력서나 계약서처럼 레이아웃이 중요한 문서, 수정되지 않아야 하는 문서를 보낼 때 PDF가 맞는 이유입니다.

Word에서 PDF로 올바르게 변환하는 방법

방법 1: Word 내장 PDF 저장

파일 > 다른 이름으로 저장 > 파일 형식에서 PDF 선택. 또는 파일 > 내보내기 > PDF/XPS 만들기.

이때 '옵션'에서 'ISO 19005-1 호환(PDF/A)' 옵션을 켜면 장기 보관에 적합한 PDF가 만들어집니다. 폰트가 내장되고 호환성이 높아집니다.

방법 2: 인쇄로 PDF 저장 (윈도우)

Ctrl+P 누르고 프린터에서 'Microsoft Print to PDF' 선택. 간단하지만 위의 방법보다 품질이 조금 낮을 수 있습니다.

방법 3: 온라인 변환 도구

Word 파일을 받은 쪽에서 PDF로 변환해야 하거나, 다른 이유로 오프라인으로 처리하기 어려울 때 온라인 변환 도구를 씁니다.

변환 후 반드시 확인해야 할 것들

변환 후 바로 보내지 마세요. 반드시 PDF를 열어서 확인하는 단계가 필요합니다.

페이지 수 확인: 원본과 동일한 페이지 수인지 확인합니다. 폰트 문제로 내용이 한 페이지 더 늘어나는 경우가 생깁니다.

이미지 확인: 이미지가 원본 위치에 있는지, 잘리지 않았는지 확인합니다.

링크 확인: 하이퍼링크가 있다면 클릭해서 작동하는지 확인합니다.

텍스트 깨짐 확인: 특수문자, 기호, 외래어가 이상하게 표시되지 않는지 확인합니다.

다른 기기에서 열어보기: 가능하다면 스마트폰이나 다른 컴퓨터에서도 열어보세요.

PDF로 변환하면 안 되는 경우

편집이 필요한 문서를 보낼 때는 Word 파일 그대로가 맞습니다. 상대방이 내용을 수정하거나 코멘트를 달아야 한다면 PDF는 불편합니다.

공동 편집이 필요하다면 구글 문서나 Microsoft 365를 통한 클라우드 공유가 더 적합합니다.

최종 버전을 공유하거나 제출하는 경우, 수정되지 않아야 하는 공식 문서라면 PDF가 맞습니다. 이력서, 제안서, 계약서, 보고서는 PDF로 보내는 게 기본입니다.